Εγχειρίδιο Συναντήσεων και Υπηρεσιών των ΣΥΝΕΞΑ
(Coda meeting handbook 2015 σελίδες 15 – 17)
Μια ομάδα ΣυνΕξΑ δεν μπορεί να λειτουργήσει χωρίς τις προσπάθειες των έμπιστων υπηρετών μας.
Οι υπηρεσίες ξεκινούν από το επίπεδο της ομάδας. Μπορεί να είναι από πολύ απλές όπως η δέσμευση να έχει κάποιος για ένα μήνα τη φροντίδα να τακτοποιεί το τραπέζι με τα αναψυκτικά ή τη βιβλιογραφία σε κάθε συνεδρίαση, έως τη δέσμευση να εκπροσωπεί κάποιος την ομάδα κάθε μήνα για δύο χρόνια στις συναντήσεις της τοπικής Διαομάδας/Συντονιστικού των ΣυνΕξΑ.
Αυτό το κεφάλαιο περιέχει μερικές λεπτομερείς περιγραφές των καθηκόντων και των ευθυνών που σχετίζονται με τις θέσεις υπηρεσιών. Είναι οι κατευθυντήριες γραμμές και κάθε ομάδα μπορεί να αποφασίσει αν θέλει να προσθέσει, να διαγράψει ή να συνδυάσει καθήκοντα ανάλογα με τις ανάγκες
Γενικά καθήκοντα των Έμπιστων Υπηρετών
Διατήρηση της συνέχειας: Οι εξερχόμενοι έμπιστοι υπηρέτες θα πρέπει να συνεργαστούν με τον επόμενο έμπιστο υπηρέτη που θα αναλάβει τη θέση ώστε να εξασφαλίσουν ότι οι διαδικασίες, η γνώση, και τα αρχεία θα παραμείνουν στην ομάδα.
Ευθύνη της θέσης: Όταν ένας έμπιστος υπηρέτης δεν μπορεί να παρευρεθεί σε μια συνάντηση ή άλλη υποχρέωση, βρίσκει έναν αντικαταστάτη. Σε περίπτωση που η υποχρέωση δεν εκπληρωθεί, ο έμπιστος υπηρέτης θα πρέπει, όταν δοθεί η ευκαιρία, να εξηγήσει στην ομάδα τι έγινε.
Εάν είναι επιθυμητό, μπορεί να πραγματοποιηθεί μια ομάδα συνείδησης για να αποφασιστεί αν η ομάδα θέλει τον έμπιστο υπηρέτη να συνεχίσει να διατηρεί τη θέση ή επιθυμεί να αναζητήσει έναν άλλο εθελοντή να αναλάβει τη θέση.
Επιθυμητά χαρακτηριστικά των Έμπιστων Υπηρετών της Ομάδας:
• Καλωσορίζουν και μιλούν στους νεοφερμένους
• Ενθαρρύνουν τις στάσεις που είναι σύμφωνες με τα Δώδεκα Βήματα
• Προωθούν την εφαρμογή των Δώδεκα Παραδόσεων και των αρχών των ΣΥΝΕΞΑ
• Διευθύνουν την διαδικασία της Ομαδικής Συνείδησης πάνω σε νέα θέματα ή για την επίλυση διαφορών.
• Υποστηρίζουν στον τόνο και στο ύφος της κάθε συνάντησης, την πνευματικότητα που έχει το πρόγραμμα των ΣΥΝΕΞΑ
• Προωθούν το “οι αρχές πάνω από τις προσωπικότητες”.
Κατευθυντήριες γραμμές για τις συνηθισμένες υπηρεσίες των ΣυνΕξΑ
Τα παρακάτω είναι προτάσεις. Κάθε ομάδα μπορεί να αποφασίσει τον τρόπο κατανομής ευθυνών μεταξύ των έμπιστων υπηρετών της ομάδας, συνδυάζοντας ή επεκτείνοντας τις θέσεις υπηρεσιών, σύμφωνα με τις ανάγκες.
Συντονιστής /πρόεδρος / διευκολυντής: (προτείνεται η θέση αυτή να εναλλάσσεται κυκλικά σε κάθε συνεδρίαση ή σε χρονικά διαστήματα, όπως μηνιαία ή εξαμηνιαία)
• Αναλαμβάνει ηγετικό ρόλο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
• Αναλαμβάνει τη συνολική ευθύνη για τη ροή της συνάντησης.
• Δίνει το λόγο στους ομιλητές ή βρίσκει έναν εθελοντή για να το κάνει.
• Κατευθύνει τη συνάντηση ώστε να γίνεται σύμφωνα με τις εγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές των ΣυνΕξΑ.
Γραμματέας: (προτεινόμενη θητεία - 6 μήνες)
• Είναι ο εκπρόσωπος εργασίας της ομάδας και δρα ως σύνδεσμος για τη διευκόλυνση των συναντήσεων
• Εξασφαλίζει και διατηρεί το χώρο των συναντήσεων της ομάδας
• Σχεδιάζει και διευθύνει τις τακτικές ομάδες εργασίας (τα θέματα της ημερήσιας διάταξης μπορούν να περιλαμβάνουν: τις εκλογές, τη μορφή των συναντήσεων, τις διαδικασίες, κ.λπ.) και κρατάει πρακτικά των αποφάσεων που παίρνει η συνείδηση της ομάδας.
• Δίνει στην Διαομάδα/Συντονιστικό το πλήρες όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου όλων των έμπιστων υπηρετών
* Σημείωση: Αυτά τα προσωπικά δεδομένα χρησιμοποιούνται στο τοπικό Συντονιστικό, στη Voting entity και μόνο μέσα στους ΣΥΝΕΞΑ για λόγους επικοινωνίας και είναι εμπιστευτικά.
Αντιπρόσωπος: (συνήθης θητεία 2 χρόνια)
• Είναι ο σύνδεσμος ανάμεσα στην ομάδα και τους ΣυνΕξΑ σαν σύνολο. Το ιδανικό θα είναι ο αντιπρόσωπος να είναι ένα αναγνωρισμένο μέλος που έχει εμπειρία, γνώση και κατανόηση των 12 Βημάτων και των 12 Παραδόσεων.
• Παρακολουθεί τις συναντήσεις του Τοπικού Συντονιστικού ή της Voting Entity.
• Μεταφέρει τις αποφάσεις που παίρνει η συνείδηση της ομάδας στις συναντήσεις του Τοπικού Συντονιστικού ή της Voting Entity των ΣυνΕξΑ, και δίνει αναφορά στην ομάδα για τα αποτελέσματα.
• Ενημερώνει την ομάδα για τα νεώτερα στοιχεία, τις ανακοινώσεις, τα φυλλάδια οποιασδήποτε τοπικής ομάδας είτε του CoDA Inc.
Ταμίας:
• Καταγράφει με ακρίβεια και κρατάει αρχείο με τα οικονομικά στοιχεία της ομάδας. Δίνει τακτικά αναφορά στην ομάδα για τα έσοδα, τα έξοδα και το προνοητικό απόθεμα. (Σημείωση: Το προνοητικό απόθεμα καθορίζεται από τη συνείδηση της ομάδας, και είναι συνήθως ίσο με τα έξοδα δύο ή τριών μηνών της ομάδας).
• Πληρώνει το ενοίκιο του χώρου.
• Καταβάλει τις εισφορές της 7ης Παράδοσης σύμφωνα με τη συνείδηση της ομάδας. (Μια προτεινόμενη κατευθυντήρια γραμμή δίνεται από το Board of Trustees στην Επιστολή Καλωσορίσματος, στο Πακέτο Έναρξης δες κεφ. 15)
• Παραδίδει τα στοιχεία και τα χρήματα στον επόμενο ταμία.
Υπεύθυνος Βιβλιογραφίας:
• Σε κάθε συνάντηση τοποθετεί σε εμφανές σημείο την εγκεκριμένη βιβλιογραφία των ΣυνΕξΑ.
• Παρακολουθεί το απόθεμα της βιβλιογραφίας που έχει η ομάδα και παραγγέλλει βιβλιογραφία εκ νέου, ανάλογα με τις ανάγκες.
• Λαμβάνει χρήματα από τον ταμία της ομάδας για να τον ανεφοδιασμό σε βιβλιογραφία.
• Πληροφορεί τους νεοφερμένους και τα μέλη των ΣυνΕξΑ για τη διαθέσιμη βιβλιογραφία των ΣυνΕξΑ.
Πρόσωπο Υπηρεσίας Τηλεφώνου:
• Δίνει το μικρό του όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του για να μπουν στους καταλόγους (τοπικούς και του CoDA Inc.) με τις συναντήσεις.
• Είναι διαθέσιμο για να δέχεται τηλεφωνικές κλήσεις, προκειμένου να δώσει πληροφορίες για το πώς θα πάει κάποιος στη συνάντηση.
Ευχαριστούμε τα μέλη του μεταφραστικού για την υπηρεσία.
